La sfida
Gestire molteplici flussi di entrate (vendita di biglietti, bar ed eventi, finanziamenti pubblici) richiedeva molto tempo ed era soggetto a errori umani. La reportistica finanziaria era manuale, lenta e scollegata, rendendo difficile fornire informazioni in tempo reale ai responsabili di budget.
La soluzione
Sage Intacct ha centralizzato la gestione finanziaria, automatizzando i processi, migliorando la precisione dei report e consentendo approfondimenti finanziari in tempo reale in tutti i dipartimenti.
Risultati con Sage Intacct
Il Bristol Old Vic ha dimezzato i tempi di reportistica, ridotto l’elaborazione degli audit di due mesi e fornito a ogni dipartimento l’accesso istantaneo ai dati finanziari, favorendo efficienza e responsabilità.
- Chiusure mensili completate il 50% più velocemente.
- Tempi di audit ridotti da quattro a due mesi.
- Visibilità del budget in tempo reale per ogni dipartimento.
- Transazioni intercompany ottimizzate con elaborazione in un clic.
Far quadrare i conti mentre si calcano le scene
Il Bristol Old Vic è più di un teatro. È un’organizzazione complessa con molteplici flussi di entrate: dalla vendita dei biglietti e gli incassi del bar ai finanziamenti pubblici e alle donazioni private. La gestione di queste diverse fonti di reddito richiedeva una meticolosa supervisione finanziaria, ma i sistemi obsoleti del teatro faticavano a tenere il passo.
In precedenza, i processi finanziari erano manuali, lenti e soggetti a errori. I conti di fine anno si basavano su fogli di calcolo, rendendo le riconciliazioni e gli audit lunghissimi. I responsabili di budget avevano poca visibilità sui dati finanziari in tempo reale, ed erano costretti ad aspettare settimane per i report dell’ufficio finanze.
“Prima di Sage Intacct, tutto veniva elaborato manualmente”, spiega Sam, Finance Manager. “Non c’era automazione, e questo significava passare più tempo a inserire dati piuttosto che ad analizzarli.”
La mancanza di integrazione tra i flussi di entrate creava anche inefficienze. Le transazioni intercompany richiedevano una faticosa riconciliazione, mentre il monitoraggio dei finanziamenti per i diversi progetti era una sfida importante. Senza un’unica fonte di verità finanziaria, il processo decisionale era reattivo anziché proattivo.
Niente più drammi con una contabilità più intelligente
Riconoscendo la necessità di un sistema più efficiente, il Bristol Old Vic ha cercato una nuova piattaforma. Ed ecco che entra in scena Sage Intacct.
Il team finanziario ha lavorato a stretto contatto con Sage per configurare la piattaforma in base alle proprie esigenze specifiche, poiché l’implementazione non riguardava solo l’aggiornamento del software, ma la trasformazione del modo in cui l’intero teatro gestiva le proprie finanze.
“Con Sage Intacct, siamo stati in grado di consolidare tutti i dati finanziari in un unico posto”, afferma Louisa McCann, Direttore Finanziario. “Ciò significa che possiamo generare report istantaneamente, invece di aspettare settimane.”
Il team ha notato immediatamente la differenza. Le transazioni intercompany, che prima richiedevano un esteso lavoro manuale, ora possono essere elaborate con un clic.
L’accesso in tempo reale ai dati finanziari ha permesso a ogni dipartimento di assumere il controllo dei propri budget. “I responsabili di budget possono ora vedere esattamente a che punto sono in ogni momento, invece di fare affidamento sui report mensili”, spiega Lisa Ronson, Responsabile Finanze. “Quel livello di trasparenza ha fatto una differenza enorme.”
Portare la chiarezza finanziaria al centro della scena
Per il Bristol Old Vic, la reportistica finanziaria era un tempo un processo faticoso. La compilazione dei conti gestionali richiedeva fino a 20 giorni, con i team finanziari che inserivano manualmente i dati nei fogli di calcolo. Gli audit di fine anno si protraevano per quattro mesi, consumando tempo e risorse preziose.
Sage Intacct ha cambiato tutto. “I tempi di consegna dei nostri conti gestionali sono scesi da 15-20 giorni a soli 10”, afferma Sam. “Abbiamo anche dimezzato i tempi di audit perché i report sono ora completamente integrati.”
Con processi automatizzati e un collegamento diretto tra transazioni e report, i team finanziari non perdono più tempo a riconciliare le incongruenze. Gli auditor possono accedere ai dati autonomamente, snellendo la conformità.
Un posto in prima fila per ogni dipartimento sulle proprie finanze
Prima di Sage Intacct, i capi dipartimento dovevano aspettare settimane per gli aggiornamenti finanziari, limitando la loro capacità di monitorare le spese e correggere i budget in tempo reale. Ora, i responsabili di budget hanno accesso istantaneo ai dati finanziari in diretta.
“Ogni dipartimento può vedere le proprie cifre a colpo d’occhio”, spiega Lisa. “Ciò significa che possono individuare anomalie, regolare le spese e prendere decisioni informate senza dover richiedere report all’ufficio finanze.”
Grazie ai permessi utente all’interno di Sage Intacct, l’accesso è personalizzato: i responsabili di budget vedono solo ciò che è di loro competenza, garantendo la riservatezza e migliorando la responsabilità finanziaria.
Meno amministrazione, più arte con il monitoraggio dei fondi senza sforzo
La gestione di molteplici flussi di entrate (vendita di biglietti, bar ed eventi, produzione e sovvenzioni) richiedeva in precedenza complesse riconciliazioni tra le quattro sussidiarie del Bristol Old Vic. Le transazioni intercompany venivano registrate manualmente ed erano soggette a errori.
Ora, con Sage Intacct, le transazioni intercompany vengono elaborate con un singolo clic. “Ora possiamo vedere tutte e quattro le società a un livello superiore, il che ha migliorato significativamente la precisione”, afferma Lisa. “Non c’è più doppia gestione dei dati e la riconciliazione è fluida.”
Anche i finanziamenti tramite sovvenzioni, che devono essere rendicontati separatamente per conformità, sono più facili da monitorare. “I fondi vincolati e non vincolati sono ora designati automaticamente all’interno del sistema”, spiega Lisa. “Ciò significa che possiamo generare istantaneamente report di conformità, assicurandoci di soddisfare tutti i requisiti normativi.”
