Il tuo team acquisti vuole effettuare il prossimo ordine di magazzino. Prima di approvarlo, devi sapere quanta liquidità richiederanno gli impegni d’acquisto esistenti nelle prossime settimane.
Il report degli ordini d’acquisto aperti ti fornisce un totale, ma la logistica ha un preventivo di trasporto aggiornato. Un fornitore ha frazionato una spedizione e un altro richiede il pagamento prima della spedizione. Nel frattempo, la contabilità fornitori detiene fatture per merce che il magazzino ha già ricevuto.
Ogni team può spiegare la propria parte. La tua decisione dipende dalla visione dell’intero acquisto fino al pagamento, inclusi gli oneri e le variazioni che si trovano al di fuori dell’ordine originale.
Gli impegni d’acquisto sono importi che l’azienda ha concordato di spendere tramite ordini o contratti. Per valutarne l’impatto sulla liquidità, la finanza deve seguirli attraverso ricevute, fatture e pagamenti, aggiungendo i costi correlati che sono ancora stime. Mantieni tali stime distinte dagli importi concordati. Un ordine chiuso può comunque lasciare una fattura non pagata, mentre un ordine aperto può includere un deposito che hai già versato.
Perché gli ordini d’acquisto della distribuzione possono sottostimare il costo totale
Un ordine di magazzino registra l’accordo con il fornitore di beni. Potrebbe escludere le spese dello spedizioniere o modifiche successive alla consegna. Se la finanza effettua previsioni basandosi solo su quell’ordine, il costo per portare la merce in magazzino può rimanere incompleto.
Le spese di trasporto e di importazione si trovano in record separati
Le spese di trasporto, movimentazione e importazione possono provenire da fornitori diversi. L’ufficio acquisti può conoscere il prezzo unitario mentre la logistica detiene la stima di consegna e la finanza attende le relative fatture. Ogni record ha uno scopo, ma qualcuno deve collegarli all’acquisto.
L’FRS 102 del Financial Reporting Council include i costi di trasporto e movimentazione direttamente attribuibili, i dazi doganali e le tasse non recuperabili all’interno dei costi di acquisto delle scorte. Il tuo processo di approvazione necessita di una stima di tali costi prima dell’arrivo delle fatture.
Collega ogni onere aggiuntivo rilevante al relativo ordine o spedizione. Registra il suo importo o stima, la fonte e il responsabile. Laddove una spedizione contenga diversi ordini, conserva il riferimento della spedizione in modo che la finanza possa riconciliare le spese tra di essi. Un costo ignoto dovrebbe rimanere visibile invece di diventare uno zero nella previsione.
Le spedizioni frazionate possono modificare il costo di consegna
Un acquirente può chiedere al fornitore di inviare la merce disponibile prima del resto per soddisfare l’ordine di un cliente. Il prezzo della merce può rimanere lo stesso mentre la nuova disposizione di trasporto aggiunge un costo. Se la logistica conferma tale addebito via email senza aggiornare la previsione, la finanza continua a utilizzare il costo originale.
Richiedi che le modifiche rilevanti aggiornino il record di acquisto e la previsione. Mantieni disponibile l’importo originale approvato per il confronto. Ciò ti consente di distinguere una variazione dell’accordo commerciale da un errore di previsione e di decidere se sia necessaria un’ulteriore approvazione.
Come i ritardi nella consegna delle scorte influenzano le previsioni dei flussi di cassa
Una spedizione ritardata non libera automaticamente liquidità per un altro acquisto. L’effetto dipende dai termini di pagamento concordati e da quali pagamenti rimangono dovuti.
Costruisci la tempistica dei pagamenti in base all’accordo
Un fornitore potrebbe richiedere il pagamento prima della spedizione, dopo la consegna o a rate. Spostare la data di arrivo prevista non sposterà necessariamente un deposito o un saldo dovuto prima della spedizione. Verifica la condizione di pagamento prima di modificare la previsione di cassa.
L’International Trade Administration conferma che gli Incoterms non stabiliscono il metodo o la tempistica di pagamento. Verifica l’accordo di pagamento separatamente dai termini di consegna.
Verifica l’impatto sulla liquidità delle scorte sostitutive
Se la merce arriva in ritardo, il pagamento potrebbe scadere prima che tu possa evadere e fatturare l’ordine del cliente. L’acquisto di scorte sostitutive da un altro fornitore può creare una seconda richiesta di liquidità mentre l’acquisto originale rimane in sospeso. Confronta i due piani di pagamento e qualsiasi data aggiornata per il pagamento del cliente. Conferma cosa l’ufficio acquisti può differire o annullare prima di ridurre la previsione originale.
Come prevedere la liquidità necessaria per gli impegni d’acquisto
Il costo totale d’acquisto previsto e il fabbisogno di cassa rimanente rispondono a domande diverse. Mantienili entrambi visibili, specialmente quando gli ordini comportano depositi, ricevute parziali o fatture contestate.
Costruisci la previsione attorno agli obblighi di pagamento
Inizia con le fatture non pagate, quindi identifica le parti degli ordini ancora da fatturare e gli eventuali oneri aggiuntivi. Abbina ogni ricevuta e rateo a quel record invece di aggiungere il saldo del rateo come un altro pagamento. Riconcilia i depositi con le fatture o le rate future che vanno a ridurre.
Utilizza i riferimenti della riga d’ordine e della spedizione per collegare la ricevuta di magazzino alla fattura del fornitore. Per un addebito che copre diversi ordini, conserva il riferimento della fattura del fornitore e un prospetto che mostri come lo hai suddiviso. Ciò ti consente di analizzare i costi per acquisto verificando al contempo che il pagamento al fornitore appaia una sola volta nella previsione di cassa.
Mostrare insieme il costo rimanente e le date di pagamento — un esempio
Consideriamo l’ordine di magazzino di un distributore illustrativo, esclusi IVA, cambi e altri oneri. Il costo della merce è di £20.000. Il magazzino ha ricevuto £8.000 di merce. Il fornitore ha fatturato tale importo e applicato il deposito di £4.000 già pagato. Il costo della merce rimanente è di £12.000.
Un preventivo di trasporto di £2.000 copre questo acquisto e un altro ordine. Per questo esempio, i pesi della spedizione supportano un’allocazione 60:40, assegnando £1.200 a questo acquisto. La vista di reporting è:
| Componente | Costo totale previsto | Già pagato | Liquidità rimanente | Pagamento previsto |
|---|---|---|---|---|
| Merci consegnate e fatturate | £8.000 | £4.000 | £4.000 | Settimana 1, concordato |
| Merci ancora da consegnare e fatturare | £12.000 | £0 | £12.000 | Settimana 3, in base ai termini concordati e alla spedizione prevista |
| Trasporto allocato | £1.200 | £0 | £1.200 | Settimana 4, stimato |
| Totale per questo acquisto | £21.200 | £4.000 | £17.200 | Suddiviso in tre settimane |
Il deposito riduce la liquidità rimanente senza ridurre il costo d’acquisto. La ricevuta supporta la merce fatturata; non crea alcun pagamento extra in questo piano. L’allocazione del trasporto tra entrambi gli acquisti deve comunque riconciliarsi con il singolo pagamento previsto al fornitore di £2.000. Quando arriva la fattura di trasporto effettiva, sostituisci la stima e aggiorna le allocazioni.
Il Direttore Finanziario può ora confrontare il piano di pagamento di £17.200 con la liquidità disponibile prima di approvare un altro acquisto. La settimana 4 rimane un’ipotesi esplicita. Per una previsione in tempo reale, includi anche i pagamenti fiscali applicabili e altre voci di cassa.
Separa le stime di valuta e fornitore dai costi confermati
Per gli acquisti in valuta estera, registra la valuta della transazione e l’ipotesi del tasso di cambio utilizzata nella previsione di cassa. Se la tesoreria ha predisposto una copertura, utilizza le relative informazioni di regolamento. Evita di presentare un importo stimato in sterline come un costo finale concordato.
Un addebito contestato necessita di un trattamento simile. Mostra la richiesta del fornitore, l’importo che il tuo team prevede di liquidare e l’ipotesi alla base di tale aspettativa. Il Direttore Finanziario può quindi giudicare quanto margine di manovra mantenere mentre la controversia rimane aperta.
Una previsione d’acquisto utile mostra quanto resta da pagare, quando è probabile che esca dalla banca e quali ipotesi potrebbero modificarlo.
Come Sage Intacct traccia gli impegni d’acquisto
Sage Intacct può supportare una visione degli impegni d’acquisto insieme alla spesa effettiva. Il punto di partenza utile è il report gestionale di cui hai bisogno, seguito dal flusso di lavoro e dai dati necessari per produrlo.
Confronta la spesa impegnata con i dati effettivi
La guida di Sage descrive l’utilizzo di un registro separato definito dall’utente per registrare gli impegni d’acquisto e riportarli rispetto al budget insieme alla spesa effettiva. Il suo esempio svincola l’impegno quando la fattura del fornitore registra la spesa.
Ciò richiede il modulo Purchasing con flussi di lavoro avanzati e un’appropriata configurazione di registri e giornali. Conferma i requisiti di abbonamento per il tuo ambiente. Il report necessita ancora di un metodo concordato per la gestione degli ordini parziali e degli oneri correlati; un saldo di impegno non stabilisce quando la liquidità uscirà dalla banca.
Specifica separatamente il reporting di cassa
La documentazione sugli acquisti di Sage distingue gli stati delle transazioni d’acquisto dagli stati della contabilità fornitori: una transazione d’acquisto chiusa non significa necessariamente che la fattura sia stata pagata. Il reporting degli impegni fornisce quindi un input al piano di pagamento sopra descritto.
Per produrre tale piano, il design del tuo reporting deve anche riunire i pagamenti, i saldi delle fatture rimanenti, le rate future e le stime dei costi correlati. Valuta quali dati sono disponibili nella tua configurazione e quali necessitano di un flusso concordato dagli acquisti o dalla logistica. Conferma il lavoro di reporting o integrazione richiesto tramite un test utilizzando una consegna parziale e un deposito. Specifica e testa questa previsione più ampia separatamente dalla configurazione del registro degli impegni.
Quali ordini d’acquisto aperti richiedono l’attenzione della finanza?
Offri alla finanza una visione d’insieme degli acquisti di scorte, con l’opzione di esaminare il fornitore, la spedizione o il magazzino di ricezione dietro una variazione rilevante. Concorda le responsabilità: l’ufficio acquisti gestisce le modifiche agli ordini, la logistica conferma le informazioni di consegna e la contabilità fornitori riconcilia fatture e depositi. La finanza convoglia tali input nella previsione di cassa.
Spiega le variazioni nei pagamenti previsti ai fornitori
Richiedi il movimento dei pagamenti previsti, con le cause principali identificate. Nuovi ordini, quantità riviste, modifiche alle date di pagamento e stime dei costi aggiornate dovrebbero spiegare il movimento. Separa i pagamenti effettivi dalle variazioni nelle ipotesi affinché il confronto rimanga utile.
Mantieni disponibile la previsione precedente e confronta gli oneri stimati con le fatture finali. Ciò ti aiuta a identificare i fornitori o i tipi di addebito che necessitano ripetutamente di accantonamenti maggiori.
Dai priorità agli ordini di magazzino che mettono pressione sulla liquidità
Dai priorità ai pagamenti che ricadono in una settimana con margine di manovra limitato, agli aumenti rilevanti del costo previsto e agli ordini la cui cancellazione rimane non confermata. Ognuno richiede una decisione diversa: predisporre il finanziamento, approvare un costo rivisto o ottenere un accordo con il fornitore.
Registra la decisione e chi la eseguirà. Escala le voci non risolte prima della data di pagamento interessata. Evita di permettere che un importo contestato scompaia dalla previsione semplicemente perché nessuno ne ha confermato il trattamento.
Perché le lacune nel reporting degli ordini d’acquisto continuano a ripresentarsi nella distribuzione
Prima di commissionare un nuovo report o sostituire il software, identifica dove le informazioni smettono di raggiungere la finanza. Cause diverse necessitano di risposte diverse.
Verifica se gli aggiornamenti della logistica raggiungono la finanza
Segui una recente modifica di spedizione dal messaggio del fornitore fino alla previsione di cassa. Se l’addebito di trasporto rivisto non è mai uscito dalla casella di posta del team logistico, concorda dove registrarlo e chi deve aggiornarlo. Un nuovo report avrà comunque bisogno di quell’informazione. Verifica il passaggio di consegne prima di scegliere un nuovo software.
Puoi testare il report proposto con un foglio di calcolo controllato e un set limitato di ordini rilevanti. Dagli una data di reporting comune, dei responsabili nominati e una riconciliazione. Usa il test per stabilire quali informazioni aiutano il Direttore Finanziario a prendere una decisione prima di specificare modifiche permanenti.
Testa il collegamento tra i record di acquisto, magazzino e finanza
Se la logistica registra tempestivamente i costi rivisti ma la finanza li reinserisce ripetutamente, rivedi il trasferimento dei dati. Laddove il sistema di magazzino registra una ricevuta parziale, verifica se la finanza può identificare la quantità ancora dovuta e collegare la fattura del fornitore allo stesso ordine. Questi sono requisiti specifici di reporting e integrazione che puoi testare.
Scegli un ordine reale con diverse modifiche e usalo come test di accettazione. La configurazione proposta è in grado di mostrare l’ultimo costo previsto, i pagamenti già effettuati e le restanti date di pagamento? Il tuo team può spiegare una differenza senza tornare a catene di email separate?
Controlla gli impegni d’acquisto prima di approvare il prossimo ordine di magazzino
Prendi il prossimo acquisto di scorte rilevante in attesa di approvazione. Chiedi al tuo team di mostrare il fabbisogno di cassa rimanente per gli acquisti esistenti, le date sottostanti e gli importi non risolti che potrebbero influenzare la decisione. Nota quali risposte richiedono un’indagine manuale e perché.
Se queste lacune si ripresentano, una sessione di scoperta con noi può aiutarti a valutare il flusso di lavoro degli acquisti e il reporting di cui hai bisogno. Porta un ordine di magazzino con una consegna parziale o una spesa di trasporto condivisa, e i report che il tuo team usa per tracciarne costi e pagamenti. Vedremo come Sage Intacct può semplificarti la vita.
