Il Trust si è evoluto nel corso di molti anni; le sue origini risalgono al 1913 con l’acquisto di 22 acri di terreno a East Malling per stabilire una stazione di ricerca per la frutticoltura. Nel 1921 si è evoluto diventando una struttura di ricerca per promuovere esperimenti in orticoltura, con terreni aggiunti gradualmente fino a superare i 500 acri negli anni ’50.
Oggi, il Trust è un ente di beneficenza e una società a responsabilità limitata che raccoglie fondi per la ricerca orticola attraverso vari flussi di reddito, tra cui la gestione dei suoi terreni e proprietà, matrimoni e conferenze, e corsi brevi professionali per le industrie legate al territorio.
Il Trust ha sede a Bradbourne House, un edificio classificato di Grado 1 in stile Queen Anne circondato da 20 acri di parco, con un grande lago e un ruscello. Ha un consiglio di otto fiduciari composto da esponenti di spicco del mondo accademico, del business e dell’industria delle colture perenni.
Risultati chiave
- 50% più veloce nella compilazione dei report per il consiglio
- Processo dei cicli di pagamenti velocizzato del 75%
- Tempo dimezzato per le dichiarazioni IVA pro-rata trimestrali
- Dashboard personalizzate per consentire agli utenti di vedere solo i dati necessari
- Migliore gestione dei debitori
Restare nella famiglia Sage
Avendo utilizzato in precedenza Sage Financials, Karyn Hood, Management Accountant e Segretario Aziendale, era già consapevole dei vantaggi che una piattaforma cloud e un libro mastro dimensionale possono offrire. Quando Sage Financials è stato dismesso, Karyn ha svolto la sua due diligence esaminando le alternative.
Valutando altre opzioni sul mercato, Karyn afferma che è stato subito evidente che non c’era nulla che potesse soddisfare le loro esigenze al di fuori della famiglia Sage. “Ci è stato consigliato Sage Intacct, l’ultima piattaforma contabile basata su cloud di Sage.”
Il sistema fornisce ricchi approfondimenti finanziari e aggiunge un valore significativo automatizzando processi aziendali complessi, riducendo lo sforzo manuale e potenziando il processo decisionale.
Laura Lee, Corporate Account Manager di Sage Intacct, commenta: “Sage Intacct è un prodotto fantastico, nato nel cloud fin dal primo giorno. Ha più potenza rispetto ai prodotti precedenti e, essendo modulare, può facilmente scalare e crescere per supportare i nostri clienti nella loro evoluzione.”
Karyn afferma che il fatto che fosse un sistema cloud, con la promessa di essere “costruito per la finanza da chi si occupa di finanza”, lo ha reso una scelta interessante. “Ho sempre trovato che Sage comunicasse bene e fosse reattiva a dubbi e idee. Il loro servizio clienti non è secondo a nessuno, quindi in definitiva volevo restare con Sage,” aggiunge.
Il paradiso delle dashboard
Una caratteristica chiave di Intacct che ha beneficiato enormemente East Malling Trust sono state le esclusive dashboard utente. Karyn ha progettato dashboard su misura per singoli e team, semplificando e velocizzando le attività quotidiane per gli utenti principali del Trust. “Il team delle strutture ha una dashboard semplificata che consente loro di emettere un ordine di acquisto o aggiungere un caso; ho anche inserito un link a Salesforce. Questo è tutto ciò che vedono quando effettuano l’accesso, eliminando la necessità di cliccare su molte pagine per trovare le informazioni di cui hanno bisogno,” spiega Karyn.
Spencer, l’Estate Manager, ha una dashboard che gli offre istantaneamente una visione di tutte le voci relative alla proprietà, come le spese per la manutenzione programmata e quella reattiva. “L’ho suddivisa per proprietà, così può accedere quotidianamente e vedere all’istante quanto è stato speso rispetto a quanto preventivato, per ogni singola proprietà.”
Sally, Direttore Esecutivo del Trust, ha una visualizzazione dashboard che contiene flusso di cassa, stato patrimoniale, conto economico e vari KPI. La funzione dashboard le consente di vedere istantaneamente tutte queste metriche fondamentali quando accede a Intacct, ma può anche approfondire i dettagli se lo desidera. “Le dashboard all’interno di Sage Intacct sono uno strumento eccellente. Mi danno la possibilità di far funzionare l’intero sistema più facilmente per tutti gli utenti principali del Trust,” aggiunge Karyn.
Migliore gestione dei debitori
Sage Intacct ha dato a East Malling Trust la possibilità di effettuare reporting statistico automatizzato, che secondo Karyn è stato un grande vantaggio per la gestione dei suoi debitori.
“Gran parte di ciò che facciamo è essenzialmente gestire proprietà. Abbiamo 27 case in tutta la tenuta e circa 60 inquilini commerciali che affittano spazi per uffici, e offriamo un servizio di portineria. Tutto questo genera molti costi generali come elettricità, sistemi telefonici, spese di affrancatura/postali, quindi questi devono essere fatturati ogni mese,” spiega Karyn.
In precedenza, questi costi venivano inseriti manualmente in fogli di calcolo Excel, lasciando spazio all’errore umano e facendo sì che le cifre diventassero rapidamente obsolete.
“Operativamente ci ha reso molto più dinamici e aggiornati. Inviamo le fatture più velocemente, il che significa che incassiamo il denaro più rapidamente,” afferma Karyn.
Tempo dimezzato per il pro-rata
In quanto ente di beneficenza, il Trust ha processi di pro-rata IVA molto specifici che deve eseguire ogni trimestre. Karyn afferma che non esiste al mondo un sistema contabile in grado di fare i calcoli al posto tuo “perché è così complicato”, tuttavia, Intacct è in grado di acquisire i dati in un formato molto più semplice, il che ha velocizzato enormemente il processo per Karyn.
“Prima mi ci volevano 16 ore ogni trimestre per fare la nostra dichiarazione IVA pro-rata; usando Intacct, ora mi ci vogliono solo 8 ore una volta a trimestre. Il tempo si è dimezzato,” dice Karyn.
In sostanza, Intacct offre a Karyn la possibilità di categorizzare le voci all’interno del sistema utilizzando una funzione chiamata dimensioni interaziendali. “Ora posso creare classi, dipartimenti e sedi – quasi un insieme di regole – in modo che quando qualcuno sceglie qualcosa, deve allocarlo sotto una classe, un dipartimento o una sede. Qualsiasi ente di beneficenza che si occupa di pro-rata potrà utilizzare il sistema per fare qualcosa di molto simile.”
Report per il consiglio più veloci
Intacct ha snellito il processo di compilazione dei report trimestrali per il consiglio per Karyn.
“Direi che grazie al reporting più intuitivo e al fatto di non dover più inserire tutto in un foglio di calcolo, produrre i report trimestrali per il consiglio è diventato il 50% più veloce per me,” afferma Karyn.
Tutti i dati risiedono all’interno della piattaforma Intacct, consentendo a Karyn di produrre facilmente i report per il consiglio con pochi clic. Il reporting statistico ha permesso al Trust di acquisire i KPI in tutta l’organizzazione e persino di scendere nel dettaglio per vedere i KPI sulle singole proprietà.
“Posso letteralmente creare un report per il consiglio con le metriche chiave di cui il nostro Direttore Esecutivo ha bisogno, e poi un altro report per i nostri fiduciari. Posso anche aggiungere il nostro logo e grafici a torta e renderlo esteticamente gradevole,” ride Karyn.
