Colmore PS è un fornitore indipendente di tecnologie e servizi per il private equity e gli asset, fondato nel 2017. Lavorando prevalentemente con investitori istituzionali, l’azienda si è ritagliata una posizione unica; la sua piattaforma tecnologica proprietaria e la soluzione di machine learning offrono ai clienti l’accesso ai dati in tempo reale e un’elaborazione delle informazioni più rapida per una visibilità completa dei loro portafogli.
Risultati chiave
- Consolidamento globale ridotto da tre ore a cinque minuti.
- Oltre sei ore al mese risparmiate sulla gestione delle fatture.
- Approvazione della contabilità fornitori (AP) praticamente istantanea.
- Tempo della catena dei cicli di pagamento ridotto da tre ore a una.
- Maggiore visibilità sulle informazioni aziendali e di gestione.
- Promozione di miglioramenti e ottimizzazione dei processi in tutto il team operativo.
Un sistema ereditato
Sebbene Colmore PS sia orgogliosa di essere una realtà innovatrice nel settore fintech grazie alla sua piattaforma Helios, l’azienda stava lottando con alcune soluzioni legacy e processi ereditati dalla sua società di capital equity, Capital Dynamics.
“Il nostro vecchio sistema di contabilità era molto superato,” afferma Andy McKeon, Group Financial Controller presso Colmore PS. “C’erano molti processi manuali lunghi e complessi, tutti soggetti a errori umani. Avevamo bisogno di dare una stretta.”
L’azienda ha valutato diverse opzioni prima di scegliere Sage Intacct, cercando un modo semplice per creare un repository centrale di dati finanziari con una maggiore flessibilità. “Sage Intacct aveva le funzionalità che cercavamo per quanto riguarda consolidamenti, multi-entity e multi-currency,” afferma Andy. “Ed è un ottimo investimento rispetto ad altre soluzioni.”
Innovare insieme
Diventare un early adopter di Sage Intacct era in linea con il desiderio di Colmore PS di posizionarsi come innovatore e ha contribuito a creare uno stretto rapporto di collaborazione tra le due organizzazioni, secondo Andy.
“Sage mette in linea le persone giuste per trovare soluzioni,” afferma. “Non parlo con semplici rappresentanti dell’assistenza clienti, ma con il mio Customer Success Manager dedicato o con un membro del team di sviluppo. Quando invio un’e-mail, mi rispondono con soluzioni valide e rapide.” Questo livello di supporto è stato ancora più vitale mentre l’azienda cercava di snellire l’intero processo finanziario e massimizzare il valore del software.
Accelerare i processi
Una delle prime aree di revisione è stata la fatturazione. Qui, Colmore ha notato un risparmio di tempo immediato per i processi finanziari giornalieri e di fine mese. Con Sage Intacct, tutte le fatture passive vengono registrate al loro arrivo e il team finanziario può facilmente tracciare eventuali fatture o pagamenti in sospeso. Le riconciliazioni bancarie settimanali passano attraverso il sistema per monitorare i livelli di liquidità, e il software funge da database centrale per i dettagli dei clienti e le informazioni di contatto.
L’azienda sta ora risparmiando oltre sei ore al mese solo grazie al nuovo processo di fatturazione. “Le fatture che richiedevano cinque minuti ora ne richiedono uno,” afferma Andy. “Considerando l’emissione di oltre 100 fatture al mese, è un bel risparmio!”
Un’altra fonte immediata di risparmio di tempo è stata la gestione della contabilità fornitori (AP). “Sage Intacct ha decisamente migliorato l’intero processo,” afferma Andy. “Ora sappiamo chi ha approvato una fattura, da dove proviene e abbiamo più controllo sui nostri costi.”
Maggiore business intelligence
Questa visione dettagliata della tracciabilità e dei controlli dei costi è stata evidenziata da Andy come parte della maggiore visibilità offerta da Sage Intacct.
Ad esempio, la possibilità di personalizzare Sage Intacct Dimensions, la base flessibile del software, rende facile per Colmore tracciare e generare report su dati chiave, come il prodotto del dipartimento, il tipo di ricavo e i KPI.
E questa maggiore visibilità sta aiutando a promuovere miglioramenti in tutta l’azienda, dice Andy: “Sta aiutando il team operativo a concentrarsi su dove deve migliorare e a trovare efficienze che contribuiscono a un migliore margine di profitto lordo per i clienti.”
Non solo, ma avere tutti i dati visibili in un unico posto sta riducendo l’errore umano e tagliando il traffico di e-mail. “È facile che qualcuno perda un’e-mail o dimentichi di sollecitare qualcosa,” afferma Andy. “Mentre ora, puoi vedere chiaramente cosa è in attesa di approvazione sulla dashboard.”
Ottimizzare il consolidamento
La prova più grande per Sage Intacct è stata quando è arrivato il momento del consolidamento mensile. Colmore PS comprende quattro entità con sede in Svizzera, Regno Unito e Stati Uniti, che operano tutte con le proprie valute. In precedenza, il consolidamento era un processo manuale in Excel. “Era molto facile che qualcuno inserisse accidentalmente il tasso di cambio sbagliato in una cella,” ricorda Andy.
Questa struttura complessa significava che Colmore richiedeva alcune personalizzazioni alle funzionalità di Sage Intacct. Fortunatamente, la soluzione è abbastanza flessibile da essere adattata alle esigenze specifiche delle aziende, in questo caso per quanto riguarda le funzionalità fiscali.
“Poiché abbiamo l’IVA svizzera e quella del Regno Unito da registrare e dichiarare,” afferma Andy, “siamo riusciti a perfezionare un po’ la soluzione con il team di Sage per assicurarci che fosse adatta alle nostre esigenze.”
Con Sage Intacct, il consolidamento è un processo che richiede un solo clic, quindi quello che prima richiedeva ore viene completato in cinque minuti. Si tratta di un enorme risparmio di tempo per il team finanziario, specialmente quando successivamente apportano modifiche che influenzano il consolidamento.
Questo è particolarmente vero se c’è la necessità di revisioni a un consolidamento. “Prima dovevi tornare indietro e riconsolidare tutto,” afferma Andy. “Ora clicco su alcuni pulsanti e il software gestisce tutti i calcoli per me.”
Non doversi più preoccupare di riconsolidare tutto manualmente ha fornito anche altri benefici importanti oltre al risparmio di tempo per Andy e il suo team. “C’è stata una significativa riduzione dei livelli di stress associati al nostro consolidamento mensile ora che non usiamo più i fogli di calcolo,” dice Andy con un sorriso.
Il team sta beneficiando di risparmi di tempo anche con processi diversi dal consolidamento, come i cicli di pagamento. L’implementazione di Sage Intacct ha dimezzato il tempo necessario per una catena di cicli di pagamento. In precedenza ci volevano circa due o tre ore per completare le verifiche: ora vengono regolarmente completate in un’ora.
