L’attività opera da oltre 25 anni, utilizzando una gamma impressionante di attrezzature, tra cui: gru per carichi pesanti, trasportatori modulari semoventi, sollevatori idraulici e slitte, caroselli e una vasta flotta di chiatte oceaniche e fluviali e navi di classe ghiaccio.
Che si tratti di spostare macchine per lo scavo di tunnel in tutto il Regno Unito, installare turbine eoliche in Svezia o trasportare il ponte a campata unica più pesante del Regno Unito, con un peso di 4.500 tonnellate, non si sono allontanati dai loro valori familiari. Osprey è nata originariamente come società di servizi portuali e, sebbene questi siano ancora una parte importante dell’attività, oggi si è evoluta fino a diventare un fornitore di logistica specializzato che lavora su progetti infrastrutturali su larga scala nei settori del petrolio e del gas, delle energie rinnovabili e dell’energia nucleare.
Risultati chiave
- Supervisione finanziaria fondamentale per le decisioni della leadership senior
- Migliore gestione del flusso di cassa: visibilità degli ordini d’acquisto con sei settimane di anticipo
- Autorizzazione elettronica delle fatture con un risparmio fino a tre settimane
- Generazione di report per i servizi portuali con un risparmio di tre giorni al mese
- Eliminazione del doppio inserimento e della doppia gestione dei dati
Quando il sistema non basta più
L’azienda utilizzava processi manuali insieme a Sage 50, ma con la crescita è diventato evidente che questa strategia non soddisfaceva più le esigenze di un’attività così sfaccettata e multi-sede.
Dai conti di esborso per i servizi portuali alla contabilità di progetto per la logistica, Osprey aveva bisogno di una soluzione cloud robusta, snella e automatizzata per stare al passo.
“Il sistema ci stava stretto a causa del numero crescente di transazioni e dei diversi modi in cui avevamo bisogno che operasse”, afferma il CFO di Osprey, Lewis Dangerfield. È stato allora che l’azienda ha deciso di implementare Sage Intacct.
L’accesso a informazioni di gestione rapide e accurate era fondamentale per aiutare il team di leadership senior a prendere decisioni durante la rapida crescita dell’azienda. Tuttavia, con la strategia esistente, questo non era possibile, secondo Lewis.
Supervisione finanziaria
Ottenere un accesso rapido a dati accurati non era possibile perché ogni richiesta di informazioni doveva passare attraverso qualcuno che avesse accesso al sistema, ovvero solo una manciata di persone. Anche in quel caso, i dati dovevano essere manipolati per essere mostrati nel formato corretto, il che poteva richiedere giorni o settimane.
“Con Sage Intacct, chiunque in azienda abbia accesso al sistema può estrarre i dati finanziari di cui ha bisogno in modo accurato, nel formato desiderato e istantaneamente”, afferma Lewis.
Accesso remoto
Con un team di 50 persone sparse in diversi uffici e project manager in loco in tutto il mondo, è diventato fondamentale per Osprey disporre di un sistema di gestione finanziaria accessibile da ovunque e in qualsiasi momento.
“Con Sage Intacct posso accedere al sistema ovunque mi trovi”, afferma entusiasta Lewis, “viaggio spesso tra i nostri uffici e ora posso autorizzare le fatture in movimento, ovunque io sia.”
Allo stesso modo, i suoi project manager possono emettere ordini d’acquisto istantaneamente mentre si trovano in cantiere, riducendo il rischio di ritardi nei progetti.
Gestione della cassa migliorata
Uno dei principali vantaggi di Intacct è che ha permesso a Osprey di implementare un processo di ordini d’acquisto completamente nuovo. In passato, un project manager emetteva un ordine d’acquisto e lo inviava via email al team finanziario. Questo passaggio è stato eliminato; ora i project manager creano gli ordini d’acquisto direttamente in Sage Intacct, così il team finanziario vede istantaneamente quando c’è un costo nel sistema e lo inserisce nel flusso di cassa.
“Ora possiamo vedere gli ordini d’acquisto con sei settimane di anticipo rispetto a quando normalmente sarebbero arrivati sulle nostre scrivanie. Noleggiare una nave costa centinaia di migliaia di sterline o euro. Grazie a Sage Intacct, ora abbiamo visibilità in anticipo e possiamo pianificare quel costo molto prima della scadenza del pagamento”, spiega Pippa Langdon, Finance Manager di Osprey.
Questo è stato particolarmente utile quando si ha a che fare con valuta estera, per pianificare e gestire il rischio di cambio, aggiunge Lewis.
Meno amministrazione, più tempo risparmiato
Osprey utilizzava un processo di autorizzazione delle fatture manuale e cartaceo che rallentava l’azienda. Si basava sulla stampa delle fatture, sulla firma fisica e sull’invio postale alla sede centrale per il pagamento. Ciò causava enormi ritardi e comportava la perdita occasionale di qualche fattura per posta.
Significava anche che una fattura poteva richiedere da due a tre settimane per essere autorizzata, dice Pippa. “Ora, grazie a Sage Intacct, ci vogliono due giorni e l’azienda ha una migliore responsabilità perché i dettagli della persona e la data di approvazione sono registrati nel sistema.”
Dice che l’azienda aveva anche bisogno di ridurre la quantità di amministrazione, il doppio inserimento e la doppia gestione dei dati. Ad esempio, per quanto riguarda i servizi portuali, Osprey gestisce conti di esborso per circa 20 navi che entrano in porto ogni mese. Organizza e paga prodotti e servizi per conto di quelle navi mentre sono in porto, che devono essere rimborsati alla fine del mese.
In precedenza il team finanziario impiegava quattro giorni per generare un report, controllando manualmente i costi nel sistema rispetto alle ricevute cartacee e generando la fattura di vendita in Excel. Con Sage Intacct, tutti i costi possono essere registrati istantaneamente nel sistema e i report possono essere generati in un solo giorno.
Lewis aggiunge: “Abbiamo risparmiato così tanto tempo su base giornaliera, che ora usiamo per concentrarci su budget, previsioni e una pianificazione strategica più ampia per l’azienda.”
Reporting dimensionale
Una caratteristica distintiva del reporting dimensionale di Sage Intacct è la capacità di taggare le informazioni ai dati, cosa che prima era impossibile fare, secondo Lewis.
“Ora possiamo taggare le spese di viaggio a un determinato progetto o transazione in Sage Intacct”, spiega. “Questo ci consente di estrarre accuratamente il costo totale e la quantità di viaggi all’anno. Viaggiare è essenziale per la nostra attività, ma con Sage Intacct ora possiamo compensare l’impatto delle nostre emissioni.”
