La documentazione per il consiglio è quasi pronta. Poi qualcuno chiede quali siti sono responsabili del calo del margine e se lo stesso andamento si verifica in tutto il gruppo. Hai le transazioni. Ottenere la risposta significa riaprire la cartella di lavoro, controllare le mappature e chiedere alla persona che l’ha creata di spiegare una formula.
QuickBooks Online può ancora gestire la contabilità quotidiana mentre il tuo team finanziario fatica a rispondere a domande come queste. I segnali che hai superato QuickBooks di solito appaiono nel lavoro che lo circonda: i report che ricostruisci, i saldi che riconcili tra le aziende e i controlli che dipendono dalla memoria di qualcuno.
Una seconda azienda da sola non risolve la decisione. La domanda utile è quanto lavoro extra il tuo team deve produrre per ottenere numeri affidabili man mano che le esigenze di reporting e controllo crescono. Questa guida esamina questi segnali, cosa deve cambiare e come prepararsi per un passaggio. Si concentra su QuickBooks Online per le organizzazioni del Regno Unito.
Quali sono i segnali che hai superato QuickBooks?
Rivedi la tua ultima chiusura rispetto ai seguenti segnali. Cerca attività ricorrenti che ritardano la reportistica, richiedono correzioni manuali o lasciano conoscenze essenziali a una sola persona.
1. Le domande di routine del consiglio richiedono un nuovo foglio di calcolo
QuickBooks supporta già analisi utili. La guida di Intuit per il Regno Unito spiega come le classi tracciano segmenti come dipartimenti o linee di prodotto, con una classe assegnata a una transazione o a ogni riga. La sua guida sui limiti di utilizzo elenca anche il tracciamento della posizione su Plus e Advanced. Questi strumenti possono servire bene un’organizzazione finché le sue esigenze di reporting si adattano a quella struttura.
Il segnale di avvertimento appare quando una domanda regolare sul margine per sito, servizio ed entità richiede esportazioni separate e rimappature manuali. Il tuo team può produrre una risposta accurata, ma ogni nuova elaborazione dei dati crea un altro pezzo di reportistica da mantenere. Ciò lascia meno tempo per indagare sul perché il margine è cambiato e cosa la direzione dovrebbe fare al riguardo.
2. Il consolidamento richiede un altro ciclo di lavoro dopo la chiusura di ogni azienda
I tuoi conti aziendali individuali sono pronti, ma la documentazione di gruppo richiede ancora mappature dei conti, riconciliazioni interaziendali, eliminazioni e forse la traduzione di valuta. Un aggiustamento tardivo significa rivedere la cartella di lavoro di gruppo e controllare quale versione è stata inviata al consiglio.
Intuit documenta la reportistica multi-azienda tramite Spreadsheet Sync in QuickBooks Online Advanced, quindi la reportistica tra aziende è possibile. La distinzione è il lavoro che il tuo consolidamento richiede ancora. Se la finanza calcola ripetutamente aggiustamenti, mantiene le mappature e verifica che ogni azienda abbia fornito i suoi ultimi dati al di fuori del sistema contabile, la reportistica di gruppo è diventata un processo mensile separato.
3. Trascorri troppo tempo a dimostrare che le approvazioni sono avvenute
Il tuo revisore seleziona una fattura e chiede chi l’ha approvata, rispetto a quale limite e prima di quale pagamento. La finanza trova la transazione, quindi cerca nella posta in arrivo o in uno strumento di approvazione separato il resto. Ripeti questo processo in diverse aziende e un piccolo campione può occupare qualcuno per un pomeriggio.
QuickBooks ha controlli: Intuit documenta un registro di audit e Advanced supporta flussi di lavoro di approvazione con condizioni e approvatori nominati. Il segnale da osservare è quanto il tuo processo effettivo si estende oltre questi. Se il personale deve ricordare regole diverse per ogni azienda, inseguire e-mail di approvazione o controllare manualmente le eccezioni prima del pagamento, il tuo processo di controllo necessita di una struttura più coerente.
4. Mantenere i sistemi in accordo è diventato un compito impegnativo
Le app specializzate possono aggiungere funzioni preziose. La difficoltà inizia quando la finanza deve riparare transazioni mancanti, correggere voci duplicate o riconciliare totali diversi tra un’app e il libro mastro prima di poter fidarsi dei report.
Esamina le eccezioni che il tuo team risolve ogni mese. Un controllo ripetuto perché un’integrazione manca regolarmente di record è una responsabilità continua con un costo in termini di tempo del personale. L’aggiunta di un’altra azienda o flusso di transazioni aggiunge più lavoro se devono seguire gli stessi controlli. Ciò rende più difficile assorbire la prossima fase di crescita con il tuo team esistente.
5. La chiusura dipende dalle istruzioni private di una persona
Un collega sa quale esportazione deve essere corretta, quale conto si mappa in modo diverso nella cartella di lavoro di gruppo e perché un particolare giornale viene eseguito ogni mese. Tutti si fidano del loro lavoro. Le loro ferie annuali devono comunque essere pianificate in base alla scadenza della reportistica.
Questo è particolarmente significativo quando tali istruzioni compensano lacune nella reportistica o nella contabilità di gruppo. Chiedi a un altro membro del team di tracciare una cifra della documentazione per il consiglio dal report alla transazione utilizzando il processo documentato. Se hanno bisogno dell’aiuto del proprietario della cartella di lavoro in diverse fasi, documenta dove si bloccano. Le lacune ripetute tra il libro mastro e i conti di gestione mostrano esattamente quali passaggi di reporting un sistema sostitutivo deve gestire.
Una chiusura che dipende dalla conoscenza di una sola persona diventa più difficile da gestire ogni volta che l’azienda aggiunge un’altra società, un report o una regola di approvazione.
Quando è la decisione giusta passare oltre QuickBooks?
La decisione richiede prove dalla tua funzione finanziaria. Separa i limiti della tua configurazione attuale dai requisiti che un sostituto deve soddisfare.
Verifica cosa risolverebbe effettivamente un aggiornamento del piano
I limiti di utilizzo di Intuit nel Regno Unito consentono 40 classi e posizioni combinate su Plus; Advanced rimuove questi limiti di elenco. Un aggiornamento può quindi risolvere un problema di capacità. Non mostrerà, di per sé, se il tuo team può produrre i report di gruppo e le prove di controllo che l’organizzazione ora richiede.
Prendi una recente documentazione per il consiglio e segui il lavoro che c’è dietro. Registra le esportazioni, gli aggiustamenti manuali, i controlli di approvazione e le ore coinvolte. Quindi identifica quali passaggi una migliore configurazione o un piano superiore rimuovono e quali rimangono. Questo ti fornisce una base chiara per scegliere un nuovo sistema e spiegare la decisione al consiglio.
Verifica il processo rispetto al prossimo cambiamento pianificato
Usa un cambiamento che l’azienda ha già concordato: un’acquisizione, un’entità estera o la reportistica per una nuova linea di servizi. Valuta come la finanza lo gestirebbe oggi. Chi aggiornerebbe le mappature, manterrebbe le regole di approvazione e controllerebbe i saldi aggiuntivi?
Sage Intacct è un ottimo passo successivo quando il consolidamento di gruppo, la reportistica tra diverse classificazioni aziendali e controlli di approvazione coerenti sono diventati requisiti di routine. Porta queste funzioni in un ambiente finanziario condiviso, riducendo la necessità di ricostruire il processo attorno a conti aziendali separati. La tua revisione ti fornisce le prove per definire questo passaggio.
Cosa cambia quando passi a Sage Intacct?
Il sostituto deve gestire i compiti che hanno spinto al passaggio. La reportistica, gli strumenti multi-entità e le regole di approvazione di Sage Intacct soddisfano i requisiti principali sopra indicati, con la configurazione e gli abbonamenti abbinati alla tua organizzazione.
Report tramite dimensioni che riflettono il funzionamento dell’azienda
La guida alle dimensioni di Sage spiega come le transazioni possono portare diverse classificazioni, inclusi dipartimento, posizione, cliente e progetto. La finanza può utilizzare queste dimensioni per costruire report attorno alle domande poste dalla direzione, senza creare un conto nominale separato per ogni combinazione di reporting.
Per un gruppo che esamina la redditività della linea di servizi, ciò significa concordare le classificazioni di entità, dipartimento e servizio in fase di configurazione e utilizzarle in modo coerente durante la registrazione. Ciò conferisce ai report successivi una struttura comune. Alcune dimensioni dipendono da applicazioni aggiuntive e le dimensioni definite dall’utente possono comportare costi aggiuntivi; l’ambito di implementazione dovrebbe identificare ciò di cui hai bisogno.
Gestisci entità e consolidamento all’interno del sistema finanziario
La pagina multi-entità di Sage UK descrive un ambiente condiviso con reportistica per entità e transazioni inter-entità configurate centralmente. La sua documentazione sul consolidamento copre le voci di eliminazione e la traduzione di valuta. Queste funzioni consentono alla finanza di gestire il processo di gruppo all’interno di Sage Intacct, con l’abbonamento di consolidamento appropriato.
Dopo un aggiustamento tardivo, la finanza può rieseguire il consolidamento pertinente e rivedere le voci all’interno del sistema. Le regole configurate gestiscono passaggi ripetuti come le eliminazioni; il tuo team riconcilia comunque i saldi e rivede i risultati. Sage specifica i Consolidamenti Globali per consolidare entità con diverse valute di base, quindi includi tale abbonamento quando definisci l’ambito di un gruppo estero.
Costruisci approvazioni e accessi in base alle responsabilità
La documentazione di Sage Accounts Payable descrive le regole di approvazione delle fatture basate sul valore e sul dipartimento della transazione. La sua guida alle autorizzazioni spiega come i ruoli assegnano agli utenti un set coerente di autorizzazioni. Insieme, questi supportano un design che riflette chi inserisce, approva e rivede le transazioni finanziarie.
Il percorso di approvazione segue le regole che configuri per la transazione, riducendo le e-mail separate e i controlli manuali che la finanza deve raccogliere. Concorda i livelli di approvazione, l’accesso alle entità e le eccezioni durante l’implementazione, quindi testali con le persone che li utilizzeranno. Le approvazioni delle fatture AP e le approvazioni degli acquisti hanno configurazioni separate.
Come prepararsi per un passaggio da QuickBooks
Un utile brief di migrazione inizia con il lavoro che devi migliorare. Assegna la proprietà delle decisioni di reporting, dati e test prima di concordare una data di passaggio.
Porta i report e i controlli che devi riprodurre
Scegli una documentazione per il consiglio, una cartella di lavoro di consolidamento e un processo di approvazione rappresentativo. Chiedi di vedere come Sage Intacct li gestirebbe utilizzando la tua struttura di entità e i requisiti di reporting. Includi un aggiustamento tardivo e un’eccezione di approvazione nella dimostrazione.
Definisci cosa significa successo per il tuo team: produrre un report specificato senza rimappare i dati, tracciare un’eliminazione o trovare il record di approvazione di una fattura. Questo rende la valutazione sufficientemente specifica da testare prima del go-live.
Concorda i dati, la cronologia e il piano di passaggio
Decidi quali record e saldi di apertura migrare, come accedere alle transazioni più vecchie e quali integrazioni mantenere. Mantieni le app specializzate dove servono a uno scopo utile, con un proprietario nominato e controlli di riconciliazione concordati per ogni connessione. Conferma i requisiti di accesso storico con il tuo contabile o revisore. Mappa il piano dei conti e le dimensioni di reporting prima di spostare i dati, in modo che la nuova configurazione supporti i report che hai concordato.
Scegli una data di passaggio in base alla capacità del team e agli impegni di reporting. Riconcilia i saldi migrati, testa i report e i controlli prioritari e forma le persone responsabili della prima chiusura. La tempistica dovrebbe seguire tale ambito.
Definisci l’ambito del lavoro che il tuo prossimo sistema finanziario deve gestire
Porta la cartella di lavoro che richiede più tempo per essere preparata, il report che la direzione continua a richiedere e il processo di approvazione che richiede più solleciti. Questi ci danno un punto di partenza pratico per discutere il tuo passaggio da QuickBooks e mostrare come Sage Intacct gestirebbe il lavoro.
Se questi segnali descrivono la tua funzione finanziaria, una sessione di scoperta con noi è un utile passo successivo. Possiamo discutere i tuoi requisiti di reporting e di entità, il lavoro di implementazione e il supporto dopo il go-live.
Riferimenti
- Intuit, Traccia le tue transazioni per classe in QuickBooks Online.
- Intuit, Scopri i limiti di utilizzo.
- Intuit, Crea gruppi per eseguire report multi-azienda in Spreadsheet Sync.
- Intuit, Usa il registro di audit in QuickBooks Online.
- Intuit, Usa i flussi di lavoro per automatizzare i processi aziendali in QuickBooks.
- Guida di Sage Intacct, Panoramica delle dimensioni.
- Sage UK, Gestione finanziaria multi-entità.
- Sage UK, Reportistica di consolidamento.
- Guida di Sage Intacct, Gestisci più entità.
- Guida di Sage Intacct, Regole di approvazione del valore per le fatture di acquisto AP.
- Guida di Sage Intacct, Come funzionano insieme utenti, ruoli e autorizzazioni.
