Se sei qui, è probabile che il tuo team stia perdendo troppo tempo a cercare soluzioni alternative in QuickBooks. I report devono essere ricostruiti in Excel e le attività finanziarie di routine dipendono da controlli e aggiornamenti esterni al sistema. Ogni mese si ripresenta lo stesso carico di lavoro extra.
Stai cercando una via d’uscita. Prima di passare a Sage Intacct, devi sapere quali passaggi manuali può eliminare e come supporterà la reportistica e i controlli di cui la tua azienda ha ora bisogno.
Questo confronto riguarda la versione britannica di QuickBooks Online, inclusa la versione Advanced, e Sage Intacct. Vedremo come ciascuno gestisce la reportistica gestionale, la contabilità di gruppo, gli acquisti e le integrazioni, così potrai capire cosa cambierebbe per il tuo team.
Sage Intacct vs QuickBooks in sintesi
Sia QuickBooks Online che Sage Intacct supportano la contabilità quotidiana. Le differenze principali riguardano il modo in cui classifichi le transazioni, gestisci le società e colleghi le fasi di acquisto. Le funzionalità dipendono dal tuo piano QuickBooks e dalle applicazioni Sage Intacct selezionate:
| Attività finanziaria | QuickBooks Online | Sage Intacct |
|---|---|---|
| Report per business unit | Classi e sedi nei piani pertinenti; Advanced aggiunge la reportistica personalizzata | Dimensioni separate, come dipartimento e sede, sulle righe di transazione |
| Gestione di più società | File aziendali separati; Spreadsheet Sync supporta i report multi-societari | Ambiente multi-entity condiviso con opzioni di contabilità intercompany e consolidamento |
| Approvazione acquisti | Advanced supporta approvazioni condizionali delle transazioni | Il modulo Purchasing collega richieste, ordini e fatture fornitori tramite flussi di lavoro configurati |
| Connessione con altri sistemi | Integrazioni app e API | Integrazioni Marketplace e API |
Reportistica finanziaria per sede e dipartimento
Una fattura che riguarda due uffici solleva due questioni di reportistica: quale ufficio ha sostenuto ciascun costo e quale dipartimento deve farsene carico? I campi di classificazione di ogni sistema determinano come puoi registrare queste risposte e usarle in un report.
QuickBooks: classi e sedi
QuickBooks offre modi per generare report su parti della tua attività. Le linee guida di Intuit per il Regno Unito descrivono l’uso delle classi per i dipartimenti o le linee di prodotto, mentre il tracciamento della sede copre gli uffici e altre unità aziendali. Advanced include anche campi personalizzati e un costruttore di report personalizzati. Questi strumenti offrono all’amministrazione più opzioni rispetto a un semplice conto economico aziendale globale.
QuickBooks assegna un’unica sede all’intera fattura, come confermato dal supporto Intuit UK. Supponiamo che un fornitore invii una fattura che copre due uffici. Non puoi assegnare una sede diversa a ogni riga usando quel campo sede. Se le tue classi rappresentano già i dipartimenti, usarle anche per gli uffici significa cambiare il modo in cui classifichi e riporti quei costi.
Sage Intacct: dimensioni su ogni riga di transazione
Sage Intacct utilizza le dimensioni per gestire categorie come sede, dipartimento, cliente e progetto separatamente dal conto nominale. La guida all’inserimento delle fatture di Sage mostra come sia possibile assegnare dipartimento, sede e altre dimensioni alle singole righe della fattura. Per la stessa ipotetica fattura, i costi di ogni ufficio possono riportare la sede e il dipartimento pertinenti all’interno di un unico record contabile.
Gli strumenti di reportistica di Sage utilizzano poi le dimensioni per filtrare e raggruppare le transazioni. Ciò ti consente di produrre diverse visualizzazioni degli stessi costi senza ricreare le classificazioni in una cartella di lavoro separata. Il team deve comunque codificare correttamente la fattura. Il vantaggio della reportistica deriva dal mantenere il dettaglio nel libro mastro, pronto per la richiesta successiva. Sono disponibili anche dimensioni definite dall’utente, con possibili costi aggiuntivi.
Il tuo team deve ancora spiegare ogni rettifica tra il libro mastro e il fascicolo per il consiglio d’amministrazione.
Contabilità multi-societaria e consolidamento
Un team finanziario di gruppo ha bisogno di conti societari separati e di un risultato consolidato. Tra questi si collocano le anagrafiche fornitori e le scritture intercompany che l’amministrazione gestisce durante il mese. Il processo di reportistica dipende da come ogni sistema gestisce questo lavoro sottostante.
QuickBooks: file aziendali separati e reportistica su fogli di calcolo
Puoi gestire diverse società QuickBooks Online con un unico accesso. Le linee guida di Intuit UK confermano che ogni società ha il proprio abbonamento e dati separati. Una modifica all’elenco fornitori in una società non aggiorna le altre. L’amministrazione necessita quindi di un processo per mantenere i record coerenti tra i vari file.
QuickBooks supporta anche la reportistica multi-societaria tramite Spreadsheet Sync, utilizzando l’accesso Advanced o Accountant. Intuit documenta il raggruppamento delle società e la produzione di report consolidati in un foglio di calcolo. Questo unisce i risultati mentre i record sottostanti rimangono separati. Il tuo processo di contabilità di gruppo deve coprire anche la riconciliazione intercompany e le elisioni, tramite i file di reportistica o un’altra applicazione.
Sage Intacct: record condivisi e scritture intercompany
Sage Intacct supporta le entità all’interno di un ambiente condiviso. La documentazione multi-entity di Sage descrive record comuni, inclusi gli elenchi fornitori e il piano dei conti, con restrizioni di accesso dove richiesto. Se la sede centrale paga una fattura fornitore per una filiale, la contabilità inter-entity configurata può creare automaticamente le corrispondenti voci di debito e credito. Ciò elimina un’attività di inserimento separata per l’amministrazione.
Gli strumenti di consolidamento di Sage supportano anche le elisioni intercompany e la conversione di valuta. Sono necessari gli abbonamenti e la configurazione pertinenti; il consolidamento tra entità con diverse valute di base richiede Global Consolidations. Per la contabilità di gruppo ricorrente, le funzionalità multi-entity di Sage Intacct portano una parte maggiore del lavoro in un unico sistema finanziario. Il tuo team può mantenere record condivisi e processare lì le scritture intercompany supportate, quindi eseguire il consolidamento senza dover assemblare il risultato del gruppo in una cartella di lavoro separata.
Flussi di approvazione e controlli sugli acquisti
Una regola di approvazione decide chi revisiona una transazione. Il modulo Purchasing ha anche bisogno di un record di ciò che l’azienda ha richiesto e ordinato prima che arrivi la fattura. Entrambi i prodotti supportano le approvazioni; le fasi di acquisto di cui hai bisogno determinano il resto della configurazione.
QuickBooks: approvazioni condizionali in Advanced
QuickBooks Online Advanced può instradare le transazioni per l’approvazione. La guida ai flussi di lavoro di Intuit copre fatture passive, fatture attive, preventivi e ordini d’acquisto. Imposti le condizioni che attivano una revisione e specifichi gli approvatori e il loro ordine. Questo offre all’amministrazione un modo per applicare le regole di approvazione all’interno di QuickBooks.
Il processo completo deve comunque tenere conto di come qualcuno richiede un acquisto e di cosa succede dopo l’approvazione. Se la richiesta iniziale avviene via email, l’amministrazione ha bisogno di un modo per collegarla all’ordine e alla fattura finale. Includi qualsiasi applicazione di acquisto separata quando analizzi come funzionano i tuoi attuali controlli.
Sage Intacct: fasi di acquisto collegate
Il modulo Purchasing di Sage Intacct supporta flussi di lavoro che attraversano richieste, ordini d’acquisto e fatture fornitori. Sage descrive il passaggio di un acquisto attraverso queste fasi senza dover reinserire i dettagli. La sua documentazione sulle approvazioni copre anche le regole di instradamento basate sulle informazioni di acquisto, come il fornitore o il progetto. Il modulo Purchasing deve far parte del sistema proposto laddove siano necessari questi processi.
Ad esempio, un manager approva una richiesta prima che l’acquirente effettui l’ordine. L’amministrazione controlla poi la fattura del fornitore rispetto all’ordine. Ciò mantiene collegate le informazioni di acquisto mentre il lavoro passa tra i team. L’implementazione deve stabilire chi può autorizzare ogni fase e come l’amministrazione gestirà una fattura che non corrisponde all’ordine.
Integrazioni con altri sistemi aziendali
Il trasferimento di una fattura può andare a buon fine lasciando però l’amministrazione priva dei dettagli necessari per la reportistica. Un confronto utile riguarda quali record e campi si spostano tra i sistemi, oltre a come la connessione gestisce una correzione successiva.
QuickBooks: app e un’API
QuickBooks supporta connessioni ad app di terze parti e fornisce un’API per connessioni software personalizzate. La pagina Advanced di Intuit UK elenca connessioni ad applicazioni come Shopify e PayPal; la sua documentazione per gli sviluppatori conferma l’API di QuickBooks Online. Entrambi i prodotti offrono l’accesso API, con diversi record contabili e campi disponibili per la connessione.
Il connettore determina quali dati vengono spostati. Se un’app invia la fattura e il cliente ma omette un campo che usi per la reportistica, qualcuno dovrà fornire quel dettaglio altrove. La mappatura dei campi deve corrispondere al modo in cui il tuo team finanziario codifica le transazioni.
Sage Intacct: trasferimento dei dettagli di entità e dimensioni
Sage offre integrazioni Marketplace e API. La sua documentazione per gli sviluppatori mostra i campi delle dimensioni, inclusi dipartimento e sede, in corrispondenza delle righe della fattura. Un’integrazione può popolare i campi supportati come parte del trasferimento. Devi concordare quali campi trasporterà e come gestirà i record che non corrispondono.
Per un’ipotetica integrazione delle vendite, l’amministrazione ha bisogno della fattura associata al cliente e all’entità corretti, oltre al dipartimento o al progetto utilizzato nella reportistica gestionale. Portare questi dettagli supporta i report dimensionali descritti in precedenza. La connessione proposta deve dimostrare di poterlo fare. Sage Intacct ti fornisce la struttura contabile; il lavoro di integrazione deve fornire i dati giusti al suo interno.
Passaggio da QuickBooks a Sage Intacct
La decisione di migrare necessita di un resoconto chiaro del lavoro che cambierà. Una dimostrazione che utilizzi i tuoi report stabilisce questo punto di partenza. Il piano di migrazione deve poi spiegare come il tuo team raggiungerà la nuova configurazione e come la controllerà prima del go-live.
Usa il tuo fascicolo gestionale nella dimostrazione
Porta un fascicolo gestionale recente e i file che lo compongono. Scegli un report che richiede una preparazione manuale ogni mese. Chiedi al consulente di produrlo partendo da transazioni rappresentative, poi apporta una correzione e mostra il risultato revisionato. Per un gruppo, includi una transazione intercompany e il suo trattamento nel consolidamento.
Registra quali applicazioni e configurazioni utilizza la dimostrazione. Potrai quindi spiegare il cambiamento proposto al consiglio d’amministrazione in termini di lavoro rimosso dal processo mensile. Concorda quali report devono funzionare prima del go-live e includili nell’ambito dell’implementazione. Questo darà al tuo team qualcosa di specifico da accettare e approvare.
Concorda i dati, i controlli e il supporto
Decidi quale storico ti serve in Sage Intacct e come accederai ai record che conserverai altrove. Rivedi il piano dei conti e i valori delle dimensioni prima di caricare i dati. Assegna la responsabilità del controllo del bilancio di verifica, della riconciliazione dei saldi clienti e fornitori e della conferma che i report gestionali corrispondano alle transazioni sottostanti.
Le persone che svolgono il lavoro dovrebbero testarlo. Dai a un responsabile di dipartimento un acquisto da approvare e chiedi alla persona che prepara il fascicolo per il consiglio di eseguire i report. I nostri servizi di implementazione, formazione e supporto possono aiutarti a pianificare quel lavoro e a concordare chi gestirà le domande dopo il go-live.
Prendi la decisione su Sage Intacct con i tuoi numeri
Se il tuo team continua ad allocare i costi dell’ufficio al di fuori di QuickBooks o a inserire entrambi i lati delle transazioni intercompany, hai del lavoro specifico da portare in una sessione di discovery. Possiamo mostrarti come Sage Intacct lo gestirebbe e identificare la configurazione di cui il tuo team ha bisogno.
Potrai quindi presentare una proposta concreta al consiglio d’amministrazione: il lavoro di reportistica che prevedi di eliminare, i controlli che l’amministrazione manterrà e il lavoro di implementazione necessario per arrivarci.
Riferimenti
- Intuit UK: Funzionalità di QuickBooks Advanced.
- Intuit UK: Iniziare con il tracciamento delle classi in QuickBooks Online.
- Supporto Intuit UK: Tracciamento della sede su una fattura fornitore.
- Sage UK Help: Creare una fattura d’acquisto AP.
- Sage UK: Dimensioni di Sage Intacct.
- Sage Help: Tipi di dimensioni.
- Intuit UK: Creare o aggiungere un altro file aziendale.
- Intuit UK: Usare Spreadsheet Sync per QuickBooks.
- Sage UK Help: Gestire più entità.
- Sage UK: Consolidamento finanziario.
- Intuit UK: Usare i flussi di lavoro per automatizzare i processi aziendali.
- Sage UK: Software per ordini d’acquisto.
- Sage UK Help: Informazioni sulle approvazioni personalizzate per Purchasing.
- Documentazione per sviluppatori Intuit: Limiti e restrizioni dell’API di QuickBooks Online.
- Sage UK: Sage Intacct Marketplace.
- Sage: Documentazione per sviluppatori Sage Intacct.
- Documentazione per sviluppatori Sage: Fatture contabilità clienti e relativi campi dimensionali.
